9 ideas para ahorrar gastos en tu empresa

En primer lugar una confesión: este tema no es mi favorito. Apretar el cinturón siempre da una sensación de carencia y limitación. Pero es necesario conocer nuestros recursos y saber gestionarlos.

En los negocios, nuestros beneficios son resultado de nuestros ingresos menos nuestros gastos. Así que una de las dos formas fundamentales de aumentar beneficios es ahorrar en gastos.

Si quieres tener un negocio sostenible, has de poner tu atención en generar más ingresos y en reducir al mínimo tus gastos.

Esta última habilidad es además importante en sí misma, por una razón clara:  ¿Te ha ocurrido alguna vez que tus ingresos han aumentado notablemente (mejor sueldo, más ventas, reparto de dividendos), pero igualmente acabas el mes o el año con el mismo balance de siempre?
Aquéllos que no saben gestionar sus gastos verán cómo estos crecen de forma paralela al crecimiento de sus ingresos, de tal modo que quizá tu empresa factura más cada año, pero los beneficios no aumentan.

Aunque nuestros cursos y actividades se centran en hacer crecer tus ingresos, este blog trata de cómo ahorrar dinero en tu negocio.

Aquí hay algunos consejos para ahorrar dinero:

1. No seas adicto a los “gadgets”

A muchos nos gusta tener los últimos gadgets del mercado. Es una forma de mantener la imagen social o profesional que queremos, y tratamos de justificarlo llamándolo “herramienta de trabajo”. Aun así, es raro que un usuario utilice la última tecnología a más del 30% de su capacidad.

Pregúntate si las compras que haces suponen claramente una herramienta que incrementa tus ingresos, o si van a suponer sólo una responsabilidad económica. Si realmente necesitas este nuevo teléfono u ordenador, quizá puedas comprarlo de segunda mano, o cuando haya alguna oferta especial.

2. Cash is King!

Cuando tu empresa tiene liquidez (cashflow), compra; cuando no tiene liquidez, alquila.

3. Paga por resultados

Si tienes empleados o trabajas con freelancers, sus sueldos son uno de tus mayores gastos. Además, éstos costes son fijos, incluso cuando tienes un mal mes.

A pesar de que esta opción es poco habitual y quizá algo polémica, intenta emplear a personas en base a los resultados del negocio. En otras palabras, tú pagas una cuota fija mensual más pequeña y una cantidad variable vinculada a los resultados de tu negocio a final del trimestre o del año.

De esta forma pagas más cuando te va mejor, y menos cuando te va peor. Y lo que es más importante, tendrás empleados con mayor interés por trabajar duro.

Desde luego, llegar a acuerdos positivos para ambas partes es imprescindible, porque nunca querrás tener un empleado descontento en plantilla. Esto requerirá tus mejores habilidades de liderazgo y negociación.

4. Consigue mejores precios de tus proveedores

Si realmente quieres ahorrar dinero en tus compras, debes evaluar trimestralmente las facturas de tus proveedores, y mejorar los acuerdos que tienes con ellos.

En nuestro curso “La Fórmula Empresarial” te enseñamos a negociar y ahorrar hasta un 40% de tus gastos mejorando las condiciones con tus proveedores. Te enseñamos a solicitar mejores ofertas, a crear relaciones a largo plazo que justifican un descuento, mejores condiciones, etc.

5. Comunícate por email y Skype

Hay ciertas comunicaciones que has de hacer por correo ordinario. Pero muchos anuncios, informes, boletines y memorias se pueden mandar por correo electrónico. De esta forma ahorrarás mucho dinero en papel, tinta, sobres y sellos.

Por otro lado, la factura telefónica es una de las peores sorpresas. Debes tener una cuenta de Skype y preguntar a tus socios, clientes, proveedores, etc. por su nombre de usuario. ¡Conecta con ellos por Skype y tus llamadas serán gratis! Puedes realizar video-conferencias o utilizar sólo el audio si lo prefieres. Sólo es necesaria una conexión a internet y tu ordenador o Smart-phone compatible.

6. Comparte una oficina

El alquiler de una oficina es a menudo caro – sobre todo en zonas exclusivas.

La solución puede ser compartir una oficina. No sólo el espacio en sí sale más barato, sino que también podéis compartir los gastos de la fotocopiadora, las zonas comunes, etc.

7. Minimiza los viajes

Los viajes son generalmente muy costosos. Si viajas en coche, tienes los gastos de la gasolina y el mantenimiento. También los viajes en avión, que si además incluyen gastos de hotel y restaurantes, suman grandes facturas.

Además de dinero, pierdes mucho tiempo en los viajes. Tiempo que podrías estar invirtiendo directamente en tu negocio en vez del desplazamiento.

Quizá en tu negocio no puedas negar visitas a tus clientes; quizá la única forma apropiada para hacer negocios con ellos sea en persona en su territorio. Pero hay más situaciones en las que ahorrar.

Invita a tus proveedores a que vengan a ti, en vez de ser al revés.

No te desplaces para recoger pedidos o mercancías; haz un reparto postal.

Utiliza Skype para hacer reuniones en video-conferencia. Al principio puede costar un poco conectar y concentrarse en la conversación. Pero es como todos los cambios: después de poco tiempo nos habituamos.

Si decides viajar, optimiza al máximo tus desplazamientos: agrupa varias reuniones en el mismo sitio en el mismo día.

8. Evita material promocional innecesario

¡Los folletos ya no funcionan!

Su necesidad depende del sector, pero en mi experiencia, rara vez despiertan interés.

¿Cuándo fue la última vez que leíste un folleto con atención? Y lo que es más importante: ¿Cuándo fue la última vez que hiciste una compra tras leer información en un folleto?

A veces leemos folletos, pero rara vez consiguen capturar suficiente interés como para convertir un prospecto en un cliente.

Por lo tanto, si normalmente imprimes y repartes folletos promocionales, mide los resultados de este esfuerzo y decide si realmente merece la pena. En muchos casos los ingresos no son siquiera suficientes como para cubrir los gastos de la campaña publicitaria.

9. Crea alianzas con otros compradores

Quizá suene complejo o incómodo, pero no lo es.

No importa lo bueno que seas negociando; como propietario de una pequeña empresa te enfrentas al hecho de que las cantidades que compras son prácticamente mínimas.

Pero, si te asocias con otras pequeñas empresas en la compra de lotes más grandes, puedes solicitar descuentos por volumen, o conseguir acuerdos más flexibles en cuanto a pagos.

En grandes compras o en compras que se repiten de forma habitual, este esfuerzo bien merece la pena.

Soy consciente de que ahorrar dinero no es un tema muy atractivo y emocionante.

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